Zmiany dotyczą firm, których wartość sprzedaży w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania się do nowych zasad i wdrożenia odpowiednich narzędzi w codziennej działalności.

Kogo obowiązuje KSeF od kwietnia 2026?

Obowiązek korzystania z KSeF objął firmy z niższymi przychodami, jednak ustawodawca przewidział wyjątki. Z nowych przepisów wyłączono podatników, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto – w ich przypadku obowiązek zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Warto przypomnieć, że już od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy mają obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem systemu.

Czym jest KSeF i co zmienia w praktyce?

Krajowy System e-Faktur to narzędzie umożliwiające wystawianie, odbieranie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednym miejscu. Wprowadzenie systemu ma uprościć obieg dokumentów i zwiększyć przejrzystość rozliczeń.

Najważniejsze korzyści dla przedsiębiorców to:

dostęp do wszystkich faktur w jednym systemie
automatyczne archiwizowanie dokumentów
szybszy i bardziej uporządkowany obieg faktur
większe bezpieczeństwo danych
ograniczenie ryzyka błędów w dokumentach

Bez kar za błędy w 2026 roku

Aby ułatwić wdrożenie nowych przepisów, w 2026 roku nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z systemu. To czas przejściowy, który ma pomóc przedsiębiorcom w spokojnym dostosowaniu się do zmian.

Darmowe narzędzia i wsparcie dla firm

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne rozwiązania wspierające obsługę systemu. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 pozwala na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur, a także ich wyszukiwanie i pobieranie w formatach XML i PDF.

Dostępna jest również wersja mobilna, umożliwiająca zarządzanie fakturami i danymi kontrahentów z poziomu telefonu.

Przedsiębiorcy mogą także skorzystać z szerokiego wsparcia oferowanego przez Krajową Administrację Skarbową. Obejmuje ono m.in.:

całodobową infolinię
kontakt przez formularz online
wizyty w urzędach skarbowych
stanowiska komputerowe do nauki systemu
materiały edukacyjne i instruktażowe

Od marca 2026 roku organizowany jest również cykl „KSeF – szkolenia dla branży”, prowadzony zarówno stacjonarnie, jak i online.

Nowe obowiązki już obowiązują, dlatego przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie wdrożyli systemu, powinni jak najszybciej zapoznać się z jego zasadami i przygotować swoje firmy na funkcjonowanie w cyfrowym obiegu faktur.

KSeF (1)

KSeF już obowiązuje kolejne firmy.